Wedding planner
event organization & Shades Waves wedding planning franchise throughout France and internationally
Our wedding planner and event organization agency offers weddings in the South-East, South-West, France and all over the world.
If you would like us to organize your event in the South of France or abroad, we can offer you the best destinations and the most competitive prices. lieux de mariage d’exceptionand our selection of services to meet your needs.
Discreet, organized, motivated and always ready to rise to the challenge to make your wedding day the best it can be, Vanessa and her team of event project managers are there to support and advise you.
From the 1ʳᵉ meeting to the wedding day, according to your wishes and tastes, we will propose an elegant, chic, refined scenography, in your image.
Your wedding as you dreamed it... with complete peace of mind! As a wedding planner based in the South-East and South-West of France, we offer you personalized, creative and tailor-made organization and support.
Like true orchestra conductors, we'll stage months of preparations to fill you with wonder.
WEDDING PLANNER SOUTH OF FRANCE
After a career in events management in Paris, Vanessa Roussel created Agence Shades Waves in 2016 on the Côte d'Azur, to return to her initial passion of event organization.
IN AN IDYLLIC SETTING...
Shades Waves is located in the VarProvence, a sunny region bathed in azure blue, olive trees and the song of cicadas; and Gironde, renowned for its estates and vineyards.
The South of France is a magnificent territory, where our team of wedding planners can help you find atypical, splendid venues, and satisfy your desire to create a unique atmosphere for your D-Day.
A turnkey wedding
With Shades Waves, a top-notch service provider, you'll have a different idea of what a wedding is all about: you'll be accompanied from preparation to brunch for a "turnkey wedding".
Because there are as many ways of loving each other as there are cultures, and therefore as many weddings, and because a traditional wedding day slips through our fingers, the Shades Waves agency knows how to conjugate the verbs "love" and "enjoy" in all tenses so as to benefit from the presence of each guest and savor these sweet, stress-free moments. To ensure quality service, the Shades Waves wedding planner agency is committed to having a minimum of 2 wedding planners with back-up staff. The team will guide you through a top-of-the-range reception, over several days if you wish, which will be organized, fine-tuned and coordinated with a master's hand to make it unforgettable! Behind the scenes of your "big day", the team orchestrates the wedding, assists the bride and groom, and puts into action all the organization that has been prepared upstream.
ORGANIZING YOUR WEDDING IN THE VAR
Welcome Party
It's a guest welcome that rhymes with conviviality!
A "welcome party" allows each guest to find out about the itinerary and accommodation on a dedicated wedding website.
THE DAY
The sun has barely begun to rise when the Shades Waves team is already in the starting-blocks. Everything is rechecked, checked and fine-tuned, and the first suppliers are welcomed to begin preparations;
THE BIG MOMENT
It's time for the ceremony, whether civil or secular, Jewish with a beautiful Houppa or all religions combined, on a beach, on a boat, or even on the roof of a palace in Venice, nothing is left to chance.
WHO AM I?
Vanessa Roussel
Wedding Planner since 2016, founder of the Shades Waves agency, passionate about her job, dynamic and motivated to meet every challenge that organizing a wedding represents.
Curious about life, she likes to talk at length about the projects entrusted to her, to get to know you better and propose the best scenography to suit you and create emotion. A perfectionist at heart, she will organize your wedding as if it were her own, with method and rigor, meticulousness and good humor, always planning the smallest detail.
And as she likes to say: "There's no such thing as chance, only beautiful encounters".
Vanessa
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Why hire a wedding planner?
Frequently asked questions
What is the role of a wedding planner?
Le rôle d’un wedding planner, ou organisateur de mariage, est à la fois complexe et multifacette, englobant une vaste gamme de responsabilités qui visent à transformer le rêve d’un couple en réalité pour leur grand jour. Ce professionnel de l’événementiel agit comme un chef d’orchestre, coordonnant chaque détail pour assurer que la célébration se déroule sans accroc, reflétant les désirs et la personnalité des mariés.
Planning and design : La première étape du rôle d’un wedding planner consiste à comprendre la vision du couple pour leur mariage. Cela implique des discussions approfondies sur leurs goûts, leur budget, le nombre d’invités, le style et le thème souhaités. Sur cette base, le wedding planner crée un concept global qui servira de fil conducteur pour tous les aspects du mariage, de la décoration à la restauration, en passant par l’ambiance musicale et le déroulement de la journée.
Budget management : A crucial aspect of the wedding planner's job is budget management. He or she must balance the bride and groom's wishes with financial reality, judiciously allocating funds to the various expense items. This often involves negotiating with suppliers and service providers to obtain the best rates without compromising quality.
Supplier selection and coordination : Le wedding planner sélectionne et coordonne tous les fournisseurs nécessaires au mariage, des lieux de réception aux fleuristes, photographes, traiteurs, et musiciens. Il s’assure que chaque prestataire comprend la vision du mariage et travaille de manière cohérente pour l’atteindre.
Advice and support: Beyond the logistics, the wedding planner offers emotional support to the bride and groom throughout the preparations. He or she is there to listen, advise and reassure, transforming a potentially stressful process into a pleasant and exciting experience.
D-Day management : Le jour du mariage, le wedding planner est omniprésent, veillant à ce que tout se déroule comme prévu. Il coordonne les fournisseurs, gère le timing des différents événements (cérémonie, réception, dîner, danse), et s’occupe des imprévus pour que les mariés et leurs invités profitent pleinement de la célébration sans se soucier des détails logistiques.
Customization and creativity : Chaque mariage est unique, et le wedding planner doit faire preuve de créativité pour personnaliser la célébration selon les souhaits des mariés. Cela peut impliquer la création de traditions sur mesure, l’intégration d’éléments culturels spécifiques, ou l’innovation en matière de décoration et d’aménagement de l’espace.
En somme, le wedding planner joue un rôle indispensable dans la réalisation d’un mariage, agissant non seulement comme un organisateur et un coordinateur, mais aussi comme un conseiller de confiance et un créateur d’expériences mémorables. Son expertise et son dévouement permettent aux mariés de vivre leur journée spéciale avec sérénité, sachant que chaque détail a été pensé et orchestré avec soin pour refléter leur amour et leur histoire personnelle.
What is the average cost of a wedding planner?
Le coût d’un wedding planner peut varier considérablement en fonction de plusieurs facteurs, notamment la localisation, l’étendue des services requis, et l’expérience du professionnel. Comprendre ces variables peut aider les couples à budgétiser correctement pour ce service essentiel.
Factors influencing price
Location: La région où se déroule le mariage joue un rôle significatif dans le coût d’un wedding planner. Dans les grandes métropoles ou les destinations prisées pour les mariages, les tarifs peuvent être plus élevés en raison de la demande accrue et du coût de la vie plus élevé.
Scope of services : Les wedding planners proposent généralement différents niveaux de service, allant de la consultation simple à la planification complète. Une coordination le jour du mariage peut coûter quelques centaines d’euros, tandis que la planification intégrale, qui couvre tout, de la conception initiale à la coordination le jour J, peut s’élever à plusieurs milliers d’euros.
Experience and reputation : L’expérience et la notoriété du wedding planner sont également des facteurs déterminants. Les professionnels hautement qualifiés et reconnus, possédant un vaste réseau de fournisseurs et une solide réputation, tendent à facturer plus pour leurs services.
Price ranges
En moyenne, les couples peuvent s’attendre à consacrer entre 10 % et 15 % de leur budget total de mariage à la planification. Pour donner une idée plus concrète :
Coordination on the wedding day : Rates generally start at around 500 to 1,500 euros, ideal for couples who have planned their wedding but want a professional to manage the day.
Partial planning : Pour ceux qui ont besoin d’aide dans certains aspects de la planification, comme la sélection des fournisseurs ou la gestion du budget, les prix peuvent varier de 1 500 à 5 000 euros.
Complete planning : For a complete package, prices can range from 3,000 to 10,000 euros, or even more for large-scale weddings or luxury celebrations.
Other considerations
Forfaits vs. tarification à l’heure : Certains wedding planners proposent des forfaits fixes, tandis que d’autres travaillent à l’heure. La structure tarifaire peut influencer le coût global, il est donc important de discuter clairement des attentes et des services inclus.
Customization : Customized services may incur additional costs. If you have specific requests or unique ideas for your wedding, expect this to be reflected in the price.
Return on investment : Bien que l’embauche d’un wedding planner représente un coût initial, leur expertise peut en réalité vous faire économiser de l’argent. Leur capacité à négocier avec les fournisseurs, à éviter les pièges coûteux et à gérer efficacement le budget peut s’avérer inestimable.
En conclusion, le prix moyen d’un wedding planner dépend de nombreux facteurs, et il est essentiel pour les couples de discuter ouvertement de leurs besoins et de leur budget avec le professionnel choisi. Investir dans un wedding planner peut non seulement alléger le stress de la planification, mais aussi garantir que votre journée spéciale se déroule exactement comme vous l’aviez imaginé.
When should you contact a wedding planner?
La décision de contacter un wedding planner est une étape cruciale dans le processus de planification de votre mariage, et le timing peut avoir un impact significatif sur la fluidité et le succès de vos préparatifs. Idéalement, l’engagement d’un wedding planner devrait se faire dès que possible, pour plusieurs raisons clés.
As soon as the date is set : It's advisable to contact a wedding planner soon after you've decided on your wedding date. This is particularly true for weddings scheduled during peak season months or popular dates, where demand for venues and suppliers can be very high. Early contact ensures that you have the best choice of dates available and that the wedding planner has sufficient time to plan and book the essential elements of your wedding.
12 à 18 mois à l’avance : For most weddings, contacting a wedding planner 12 to 18 months before the planned date is ideal. This allows sufficient time for in-depth planning, trial runs and adjustments. This period also allows you to build a solid working relationship with your wedding planner, clearly define your expectations and develop a coherent vision of your special day.
For destination weddings or major events: Si vous envisagez un mariage à destination ou un grand événement avec de nombreux invités, il peut être judicieux de contacter un wedding planner encore plus tôt. Les mariages à destination, en particulier, nécessitent une logistique et une planification supplémentaires, notamment en ce qui concerne les déplacements, l’hébergement et la connaissance des réglementations locales.
En résumé, contacter un wedding planner bien à l’avance non seulement vous assure de leur disponibilité, mais vous donne également la tranquillité d’esprit de savoir que chaque détail de votre mariage est entre les mains d’un professionnel. Cela vous permet de profiter pleinement de l’expérience de planification, en sachant que votre journée sera aussi belle et sans stress que possible.
When should you start preparing for your wedding?
La préparation d’un mariage est un processus complexe et détaillé qui nécessite du temps, de la planification et de l’organisation. Pour garantir que votre journée spéciale se déroule sans accroc, il est crucial de commencer les préparatifs bien à l’avance. La plupart des experts en mariage suggèrent de commencer la planification 12 à 18 mois avant la date prévue du mariage. Voici pourquoi ce délai est recommandé et comment il peut être structuré pour une préparation optimale.
12 to 18 Months Before the Wedding
Setting the Date and Budget : Les premières étapes de la planification d’un mariage impliquent de fixer une date et d’établir un budget. Ces décisions fondamentales orienteront toutes les autres étapes de la planification.
Select Location : Les lieux de mariage les plus prisés peuvent être réservés jusqu’à un an à l’avance, surtout pendant la haute saison. Commencer tôt vous donne la meilleure chance de sécuriser le lieu de vos rêves à la date souhaitée.
Engage Key Service Providers : Photographes, traiteurs, musiciens et autres prestataires clés doivent être réservés bien à l’avance pour garantir leur disponibilité.
9 to 12 months Before
Select Wedding Dress: La recherche de la robe parfaite peut prendre du temps, et des ajustements seront probablement nécessaires. Commencer tôt permet de s’assurer que la robe sera prête bien avant le grand jour.
Send Save-the-Dates: Informer vos invités de la date du mariage bien à l’avance, surtout si vous prévoyez un mariage à destination ou pendant une période de vacances.
6 to 9 months Before
Plan Details : C’est le moment de penser aux invitations, à la décoration, au menu et à d’autres éléments spécifiques du mariage.
Réserver l’Hébergement pour les Invités : If many of your guests are coming from afar, book blocks of rooms in local hotels.
3 to 6 months Before
Finalize Details : Confirm all arrangements with your suppliers, finalize menus, and confirm details with the reception venue.
Hair and make-up tests: Plan trial runs to decide on your look for the big day.
1 to 3 months Before
Send Invitations : Invitations should be sent to give guests time to respond.
Planning the Rehearsal: Organisez la répétition du mariage et le dîner qui suit pour vous assurer que tout le monde sait ce qu’il doit faire le jour J.
The Last Weeks
Confirm Last Details : Confirm final details with all your suppliers and create a detailed itinerary for the wedding day.
Relax and Take Care of Yourself : Try to relax as much as possible and take care of yourself before the big day.
Commencer la préparation de votre mariage 12 à 18 mois à l’avance vous donne non seulement suffisamment de temps pour tout organiser, mais cela aide aussi à réduire le stress, vous permettant de profiter du processus et d’anticiper votre journée spéciale avec excitation plutôt qu’avec anxiété.
How to organize a successful wedding?
Réussir l’organisation d’un mariage repose sur une planification minutieuse, une communication efficace et une attention particulière aux détails. Voici quelques étapes clés pour garantir le succès de cet événement mémorable.
Setting a clear budget : La première étape pour une organisation réussie est d’établir un budget réaliste. Déterminez le montant total que vous pouvez consacrer à votre mariage et répartissez-le entre les différents postes de dépenses. Cela vous aidera à prendre des décisions éclairées et à éviter les dépenses excessives.
Planifier à l’Avance : Commencez les préparatifs 12 à 18 mois avant la date prévue. Cela vous donne suffisamment de temps pour réserver les meilleurs prestataires, choisir le lieu idéal et envoyer les invitations bien à l’avance.
Choosing the right service providers: La sélection de prestataires fiables et professionnels est cruciale. Qu’il s’agisse du traiteur, du photographe ou du DJ, assurez-vous de leur réputation et de leur capacité à répondre à vos attentes. N’hésitez pas à demander des références et à consulter les avis en ligne.
Communicating Effectively : Clear and regular communication with your partner, suppliers and guests is essential. Discuss your expectations, preferences and any changes in plans openly to avoid misunderstandings.
Plan B: Even with the best planning, the unexpected can happen. Having a plan B, especially for critical elements like location in case of bad weather, can save the day.
Delegate : N’essayez pas de tout faire vous-même. Déléguer certaines tâches à des amis de confiance, à la famille ou à un wedding planner peut alléger votre charge et vous permettre de profiter davantage de votre journée.
By following these tips and staying organized, you'll increase your chances of having the wedding of your dreams, a celebration that reflects your love and your unique personality.
What wedding planning services do you offer?
Nous offrons une gamme complète de services de planification de mariage, conçus pour répondre à tous vos besoins et désirs. Notre offre inclut la planification totale du mariage, où nous vous accompagnons à chaque étape, depuis la conception initiale jusqu’au jour J. Ce service englobe la sélection du lieu, la coordination avec les différents prestataires (traiteurs, fleuristes, photographes, etc.), la gestion du budget, et l’élaboration du planning de la journée.
Our D-Day coordination service takes care of the logistical management of your wedding, ensuring that every element runs smoothly, allowing you to fully immerse yourself in the magic of your big day.
Nous proposons également des consultations en design et thème, où nous travaillons avec vous pour créer une ambiance et un style qui reflètent votre personnalité et votre histoire d’amour. Que vous rêviez d’un mariage élégant et sophistiqué, d’une célébration atypique, ou d’un thème moderne et audacieux, nous sommes là pour transformer votre vision en réalité.
Nous accompagnons les couples qui cherchent une expérience unique et sur mesure, et offrons des services personnalisés. Que ce soit pour trouver le lieu parfait, créer des invitations qui vous ressemblent, ou organiser des animations spéciales, notre équipe dévouée est à votre disposition pour s’assurer que chaque aspect de votre mariage soit à la hauteur de vos attentes.
How far in advance should I start planning my wedding?
La planification d’un mariage passionante, mais qui demande du temps et de l’attention. Chez Shades Waves, nous recommandons de commencer la planification de votre mariage au moins 12 mois à l’avance. Cette période vous permet de réserver les meilleurs prestataires, de choisir le lieu de vos rêves, et de peaufiner tous les détails pour que votre journée soit parfaite.
Commencer tôt vous donne également l’avantage de prendre des décisions réfléchies sans la pression du temps. Cela est particulièrement important si vous envisagez un mariage pendant la haute saison, où les lieux et les fournisseurs sont très demandés. Une planification anticipée assure que vous avez le choix le plus large possible et que vous pouvez réserver exactement ce que vous souhaitez.
De plus, une planification anticipée est essentielle pour gérer efficacement le budget du mariage. Elle vous permet d’évaluer différentes options, de comparer les offres et de prendre des décisions éclairées sans précipitation. En outre, cela vous donne l’opportunité de savourer chaque moment de la période de fiançailles, de vous engager dans des dégustations de gâteaux, des essais de coiffure et de maquillage, et des séances de photographie de fiançailles, tout en construisant l’anticipation pour le grand jour. Chez Shades Waves, notre équipe de wedding planners expérimentés est là pour vous guider à chaque étape, en transformant le processus de planification en une expérience agréable et mémorable, et en veillant à ce que votre mariage soit une célébration de l’amour et de la joie, reflétant parfaitement votre couple.
Can we customize our wedding packages?
Absolument ! Chez Shades Waves, nous croyons fermement que chaque mariage doit être aussi unique et spécial que le couple qui le célèbre. C’est pourquoi nous offrons une personnalisation complète de nos forfaits de mariage, adaptant chaque aspect pour qu’il corresponde à votre vision et à vos désirs. Nous comprenons que la personnalisation est la clé pour créer une expérience de mariage qui vous ressemble vraiment.
Whether you want to incorporate specific cultural elements, follow a particular theme, or incorporate personal details that tell your story, our team of dedicated wedding planners is here to make it possible. We work closely with you to understand your tastes, preferences and dreams.
Do you work with specific suppliers?
Yes, we have established partnerships with a selection of trusted suppliers to guarantee quality and professionalism. However, we are also open to working with new suppliers according to your preferences.
How do you involve couples in the planning process?
Your involvement is key to the planning process. We hold regular meetings and keep you informed at every stage, while respecting your decisions and wishes.
Do you handle destination weddings?
Que vous rêviez d’un mariage sur une plage idyllique, dans un château historique ou au cœur d’une ville cosmopolite, notre équipe dévouée est prête à transformer votre vision en réalité, peu importe la destination.
Nous comprenons que les mariages de destination comportent des défis et des exigences uniques. C’est pourquoi nous offrons une gamme complète de services pour gérer chaque aspect de votre mariage à l’étranger. De la sélection du lieu parfait à la coordination avec les fournisseurs locaux, en passant par la gestion des déplacements et de l’hébergement des invités, nous nous occupons de tous les détails pour vous assurer une expérience sans stress.
Our expertise in planning destination weddings ensures not only a beautiful, well-organized celebration, but also an authentic and enriching cultural experience for you and your guests. We work closely with local partners to integrate unique cultural elements into your wedding, ensuring a celebration that is both personal and immersive.
What's more, our D-day coordination service is particularly valuable for destination weddings. We make sure everything goes according to plan, allowing you to relax and enjoy your special day in beautiful surroundings.